Dalam proses pengajuan lamaran pekerjaan atau segala hal tentang hubungan antara karyawan dan perusahaan, sering kita dengar istilah personalia.
Tidak hanya itu, ketika seorang karyawan ingin menanyakan masalah penggajian dan atau bonus kinerja, bagian personalia selalu menjadi sasaran konsultasi.
Sebenarnya apa sih personalia itu dan apa fungsi utamanya?
Personalia sering dikaitkan dengan bagian perusahaan yang menangani seluruh masalah kepegawaian.
Namun apakah personalia hanya mengurusi masalah itu saja?
Dalam artikel ini, kamu akan mengetahui tentang berbagai hal seputar personalia.
Mulai dari pengertian, tujuan dan juga fungsi dari personalia itu sendiri.
Untuk itu, langsung saja kita bahas tentang apa itu personalia.
Pengertian Personalia
Secara umum, personalia memiliki pengertian sebagai bagian manajemen perusahaan yang menangani berbagai hal berkaitan dengan kepegawaian.
Hal itu mencakup perencanaan, rekrutmen, pengorganisasian, penggajian atau kompensasi dan pemutusan hubungan kerja.
Berbeda dengan HRD, personalia sendiri lebih menekankan pada fungsi administratifnya.
HRD bertanggungjawab secara langsung dengan karyawan melalui berbagai program pengembangan dan pelatihan, sedangkan personalia lebih bertanggungjawab pada masalah database pegawai, absensi, payroll dan berbagai hal lain dari sisi administratifnya.
Sehingga, masalah cuti, pengajuan kenaikan gaji dapat dilayani di bagian personalia.
Tujuan Utama Personalia
Berkaca dari pengertian personalia di atas, Manulang menyebutkan dua tujuan utama personalia.
Berikut ini adalah kedua tujuan utama personalia tersebut:
Production – Minded (Efisiensi serta Daya Guna)
Pendayagunaan dan juga efisiensi kerja dari setiap sumber daya manusia pada perusahaan dapat terlaksana dengan baik melalui peran personalia.
Itulah tujuan yang ingin dicapai dengan dibentuknya divisi ini dalam organisasi perusahaan.
People – Minded (Kerjasama)
Bagian personalia juga bertujuan untuk menjalin kerja sama antar pegawai.
Hal ini penting demi menjalin kesesuaian antara perusahaan dengan karyawannya.
Sehingga visi dan misi perusahaan dapat terlaksana sebagaimana mestinya.
Fungsi Personalia
Agar tujuan-tujuan perusahaan di atas tercapai, tentu personalia harus menjalankan sejumlah fungsi yang dapat mewujudkannya.
Berikut ini adalah beberapa fungsi dari personalia:
Fungsi Pengadaan
Personalia memiliki fungsi yang cukup penting perihal pengadaan sumber daya manusia dalam sebuah unit usaha.
Hal ini dilakukan dengan mengadakan proses rekrutmen karyawan sejumlah tertentu untuk mengisi tugas-tugas atau keahlian yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Fungsi Perencanaan
Pada saat menentukan tujuan perusahaan, keterlibatan bagian personalia sangatlah dibutuhkan.
Dengan keterlibatan ini, pihak personalia dapat menentukan tugas-tugas apa saja yang harus dikerjakan oleh masing-masing anggota perusahaan agar tujuan tersebut dapat terlaksana dengan baik.
Fungsi Pengorganisasian
Saat semua anggota perusahaan sudah memiliki tugas dan fungsinya masing-masing untuk dikerjakan, personalia harus melakukan pengorganisasian agar seluruh elemen perusahaan dapat bersinergi dan terorganisir dengan baik.
Sehingga, tujuan yang akan dicapai perusahaan dapat diwujudkan.
Fungsi Pengawasan
Fungsi ini dijalankan untuk memastikan semua tugas-tugas yang dikerjakan oleh setiap anggota berjalan sesuai dengan apa yang direncanakan.
Jika ditemui beberapa anggota perusahaan yang berjalan tidak sesuai dengan pedoman kerja, maka pihak personalia akan memberikan koreksi.
Fungsi Pengarahan
Setelah semua anggota memiliki tugas-tugas yang harus dijalankan, langkah selanjutnya adalah mengarahkan semua anggota untuk bekerja sesuai dengan tugas yang diberikan.
Sehingga semua fungsi di setiap perusahaan berjalan dengan efektif dan tidak ada fungsi yang berjalan sia-sia.
Fungsi Pengembangan
Selain melakukan proses rekrutmen tenaga kerja baru, bagian personalia juga berfungsi untuk melakukan pengembangan karyawan.
Karyawan baru yang sudah diterima biasanya merupakan tenaga kerja baru dengan pengalaman dan keahlian yang masih minim.
Oleh karena itu, program pengembangan dan pelatihan dilakukan.
Fungsi Pengintegrasian
Tidak dapat dipungkiri bahwa masih terdapat perbedaan kepentingan antara perusahaan dan pegawai dalam menjalankan fungsi-fungsinya.
Di sini, personalia berfungsi untuk mengintegrasikan antara perusahaan dan karyawan agar terjalin kerjasama yang harmonis dan tidak saling berbenturan antara kepentingannya masing-masing.
Pemberian Kompensasi
Setelah karyawan berhasil menyelesaikan berbagai tugas dan kewajibannya untuk perusahaan, selanjutnya bagian personalia berkewajiban untuk memenuhi kompensasi yang sesuai dengan kesepakatan di awal kontrak.
Pemberian kompensasi bisa berupa gaji atau tunjangan-tunjangan seperti kesehatan, dana pensiun dan juga bonus kinerja.
Pemeliharaan
Program pemeliharaan juga harus dilakukan oleh bagian personalia untuk menjaga karyawannya tetap dalam motivasi yang tinggi dalam menjalankan pekerjaannya.
Hal itu menyangkut pemeliharaan fisik maupun mental.
Seperti program-program kesehatan seperti olahraga rutin atau cek kesehatan dasar seperti tekanan darah, dll.
Selain itu juga dengan menjalankan program-program yang dapat menjaga mental karyawan dari stres dan menjaga motivasi mereka tetap tinggi.
Biasanya personalia akan mengadakan program wisata atau liburan akhir tahun atau bisa juga dengan melakukan kegiatan kecil seperti games sebelum memulai pekerjaan di pagi hari.
Tugas Personalia
Selain tujuan dan fungsi yang sudah dijelaskan di atas, personalia juga memeiliki beberapa tugas utama yang harus dijalankan. Antara lain:
- Menjalankan rangkaian proses seleksi karyawan baru dan memastikan setiap karyawan yang direkrut memiliki kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Menyusun anggaran bagi karyawan atau pegawai di dalam perusahaan.
- Menyusun job description, job spesification dan job analysis.
- Bertanggung jawab dalam proses pengembangan dan pendidikan karyawan untuk meningkatkan kinerjanya dalam perusahaan.
- Bertanggung jawab dalam seluruh proses pemberhentian karyawan, baik karena pemutusan hak kerja (PHK) maupun karena selesai masa tugas atau pensiun. Termasuk juga tentang kesejahteraan karyawan seperti gaji ataupun tunjangan.
Perbedaan Personalia dan HRD
Meskipun sering dianggap sama, sebenarnya personalia dan HRD memiliki peran yang berbeda di dalam perusahaan.
HRD atau Human Resource Development memiliki kecenderungan pada tingkat keterlibatannya dengan karyawan secara langsung. Seperti saat wawancara kerja, pengembangan dan pelatihan, dll.
Sedangkan personalia lebih kepada kegiatan SDM yang berhubungan dengan kegiatan administratif.
Personalia memiliki tanggung jawab pada pengelolaan database karyawan, daftar absensi dan juga proses payroll atau daftar gaji, dll.
Tanpa adanya personalia, fungsi HRD akan sulit dikerjakan karena keduanya memiliki fungsi yang saling mendukung.
Meski begitu, beberapa perusahaan masih terdapat HRD yang juga menjalankan fungsi personalia. Sebenarnya hal itu akan membuat fungsi HRD menjadi kurang maksimal.
Kesimpulan
Penjelasan di atas tentu semakin membuka wawasan kamu tentang apa yang dimaksud dengan personalia.
Kini kamu semakin mengerti apa saja yang menjadi tugas dari bagian personalia dalam suatu perusahaan dan mengerti juga perbedaannya dengan HRD.
Daftar Pustaka
Sutrisno, Edy. 2014. Ekonomi. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Kencana.
Iskandar. 2019. Ekonomi. Manajemen SDM Berbasis Technopreneurship. Yogyakarta : Deepublish.
