Sebuah perusahaan terdiri dari beberapa bagian yang sudah terstruktur mulai dari pimpinan hingga karyawan.
Salah satu bagian atau posisi penting yang harus ada di sebuah perusahaan adalah general affair atau GA.
GA sendiri berada pada tugas dan fungsi sebagai pengurus bab operasional kantor secara rutin dan tidak terduga.
Apa sajakah tugas dan fungsi GA lainnya?
Tugas General Affair
Bagian general affair (GA) pada umumnya sebagai divisi yang melayani seluruh bagian perusahaan, guna kinerja perusahaan bisa berjalan dengan baik dan lancar.
Untuk menunjang kinerja tersebut, maka GA harus bertugas untuk:
Melakukan Pemesanan
Pekerjaan general affair yang pertama adalah melakukan pemesanan atau pengadaan barang.
GA wajib melakukan pemesanan barang berdasarkan barang-barang yang dibutuhkan perusahaan, baik barang untuk jangka panjang maupun jangka pendek.
Adapun barang bagian kantor yang pasti masuk dalam list pemesanan adalah komputer, laptop, dan printer.
Sebelum beranjak untuk pesan atau membeli barang-barang keperluan perusahaan, kamu juga harus mengecek terlebih dahulu harganya.
Kamu harus membandingkan harga dan memilih sesuai dengan kemampuan keuangan perusahaan.
Jika kamu dapat menekan biaya pengeluaran lebih rendah, maka dipastikan bagian GA sudah bekerja dengan baik.
Melakukan Pembelian Rutin
Selain pembelian aset perusahaan, sebagai seorang GA kamu juga bertugas dalam melakukan pembelian rutin.
Barang yang kamu beli merupakan aset pendukung operasional perusahaan seperti ATK/ alat tulis kantor, kertas, air minum, tinta printer, alat kebersihan, dan sebagainya.
Persedian barang rutin ini biasanya akan dibeli setiap 1 hingga 3 bulan sekali.
Melakukan Pembayaran Rutin
Kegiatan operasional kantor sebuah perusahaan akan berjalan baik jika semua tagihan dibayar tepat waktu.
Hal ini menjadi tugas seorang GA untuk melakukan pembayaran tagihan rutin perusahaan, seperti tagihan telepon, air, wifi, listrik dan sebagainya.
Pembayaran tagian dilakukan setiap sebulan sekali dengan kisaran rincian yang sudah diperkirakan oleh GA.
Tagihan tiap bulan perusahaan biasanya cenderung sama.
Jika mengalami perbedaan biasanya tidak begitu signifikan.
Cara pembayaran tagihan perusahaan juga sudah masuk dalam system, sehingga GA hanya perlu memastikan bahwa semua tagihan telah terbayar.
Pembayaran Tenaga Kerja Harian
Tugas GA selanjutnya adalah melakukan pembayaran gaji karyawan lepas atau tenaga kerja harian.
Bagian GA ini diberikan hak untuk menentukan besar gaji yang diterima oleh tenaga kerja harian.
Hal ini dikarenakan, karyawan lepas tidak memiliki gaji yang pasti seperti karyawan tetap.
Dalam pembukuan GA, gaji karyawan lepas akan masuk pada kebutuhan SDM.
Pemeliharaan Aset
Tugas lain yang harus dilaksanakan oleh seorang GA adalah pemeliharaan aset.
Selain melakukan pembelian aset operasional perusahaan, kamu juga wajib menjaga dan memelihara aset tersebut.
Pemeliharaan ini dimaksudkan agar user perusahaan bisa turut memelihara asset, dengan cara menggunakannya sesuai prosedur yang sudah ada.
Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang
Jika kamu seorang general affair (GA) tugas terakhir yang harus dilaksanakan adalah membuat rincian biaya untuk renovasi kantor maupun pembukaan kantor cabang.
Peran GA dalam pendanaan renovasi maupun pembukaan kantor cabang sangatlah penting.
Hal tersebut agar dana yang dikeluarkan sesuai dengan rencana dan tidak terjadi minus.
Tidak hanya estimasi dana yang harus dibuat oleh GA, kamu juga harus mempertimbangkan banyak hal.
Hal-hal seperti kelayakan bangunan, hingga dilaksanakannya renovasi dan kelayakan tempat baru untuk kantor cabang baru.
Fungsi General Affair
Setelah mengetahui beberapa tugas wajib dari bagian GA, adakah yang belum kamu pahami?
Jika kamu ingin lebih memahaminya lagi, kamu juga harus mengetahu fungsi dari bagian GA ini.
Apa sajakah itu? Yuk simak ulasannya berikut ini!!
Pemeliharaan
Fungsi petama dari bagian GA adalah fungsi pemeliharaan.
Pemeliharaan yang dimaksud adalah menilai kelayakan kondisi dan fasilitas yang ada sebagai kebutuhan perusahaan.
Kamu juga harus membuat skala prioritas kebutuhan beserta anggarannya sebelum laporan tersebut disampaikan pada pimpinan.
Sebagai contoh dari fungsi pemeliharaan yakni kebutuhan ATK, apakah kebutuhan ATK lebih penting dari renovasi ruang training dan meeting?
Apakah dibutuhkan sebuah kantin dan siapa yang akan mengelola kantin tersebut.
Hal semacam ini menjadi pertimbangan bagian GA dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan.
Perawatan
Tidak hanya fungsi pemeliharaan, GA juga berfungsi untuk bidang perawatan operasional perusahaan.
Adapun bidang perawatannya dibagi dalam beberapa aspek.
Apa sajakah itu? Yuk simak ulasanya:
- Lingkungan kantor (lahan parkir, gudang yang memadai, dan halaman kantor yang bersih)
- Gedung kantor, (kebersihan dalam dan luar gedung beserta sekitarnya)
- Kebersihan lingkungan kerja karyawan (lobby, ruang meeting, dan ruang kerja karyawan)
- Perawatan instalasi listrik (electrical dan mechanical)
Membina Hubungan Baik
Seorang GA juga memiliki fungsi sebagai mitra yang baik bagi partner perusahaan.
Seorang GA harus mampu membina hubungan yang baik dengan supplier jasa dan barang, sehingga ketika kontrak kerja sudah sepakat, maka kerja sama bisa terjalin dengan baik.
Selain itu, kamu juga juga memastikan pembayaran sesuai tenggang waktu dan melakukan komplain kepada pihak terkait.
Adanya hubungan baik yang terjalin antara perusahaan dan mitranya, maka akan memberikan dampak positif untuk produktivitas dan kinerja karyawan.
Selain mendapatkan dampak positif pada internal perusahaan, secara tidak langsung citra perusahaan juga tampak baik oleh mitranya.
Menciptakan SOP
Apakah kamu paham apakah itu SOP?
Ya, SOP merupakan standar operasional prosedur yang dimiliki oleh setiap perusahaan dengan ketentuan masing-masing.
Adanya sebuah SOP merupakan hasil dari bagian GA.
GA memiliki fungsi sebagai pencipta atau pembuat SOP dan mengembangkannya sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini.
Menyelenggarakan Survey Kepuasan
Guna mengetahui kinerja perusahaan sudah berjalan dengan baik atau belum, maka GA perlu mengadakan survey kepuasan.
Survey ini ditujukan kepada seluruh karyawan di berbagai bidang.
Hasil dari survey akan digunakan untuk pengambilan langkah selanjutnya agar kualitas perusahaan bisa terus meningkat dan lebih baik lagi.
Menyiapkan Laporan Berkala
Fungsi GA selanjutnya yakni membuat dan menyiapkan laporan keuangan saar rapat bersama pimpinan yang dilakukan secara rutin.
Laporan keuangan yang dibuat, memuat jumlah aset beserta beban biaya perusahaan sehingga efektivitas internal perusahaan bisa dinilai.
Membantu Perizinan
Fungsi terakhir dari seorang GA adalah membantu perusahaan dalam urusan perizinan.
Perizinan yang dimaksud disini adalah keseluruh izin yang diperlukan sebuah perusahaan seperti izin pendirian perusahaan.
Dalam hal ini, jika kamu bagian dari GA harus menjalin hubungan baik dengan pihak kelurahan, kecamatan, wartawan, ormas, pemda hingga kepolisian.
Ulasan seputar tugas dan fungsi seorang GA di atas diharapkan bisa menjadi tambahan informasi bagi kamu yang hendak bekerja di perusahaan dan ingin masuk ke bagian tersebut.
Apakah kamu berminat untuk menjadi seorang GA?
Daftar Pustaka
Berata. 2012. Ekonomi. Panduan Praktis HRD and GA. Jakarta : Raih Asa Sukses
Hambudi, Teguh. 2015. Ekonomi. Buku Professional General Affair. Jakarta : Visi Media
