Istilah general ledger disebut juga sebagai buku besar.
Buku besar memiliki peranan penting karena digunakan sebagai tempat pencatatan seluruh transaksi yang telah dilakukan oleh sebuah perusahaan atau instansi.
Dari buku besar inilah akan bisa dibuat sebuah laporan keuangan yang rinci.
Berikut ini ulasan lengkap mengenai buku besar mulai dari pengertian hingga aktivitas yang bisa dilakukan.
Pengertian General Ledger
General ledger adalah buku besar yang memuat berbagai akun dalam sebuah perusahaan dan disusun dengan teratur, rapi, serta sesuai klasifikasinya.
Pembukuan harus dilakukan oleh seorang akuntan yang paham mengenai akuntansi.
Dalam setiap perusahaan, nama akun yang digunakan berbeda-beda tetapi masih dalam klasifikasi yang sejenis.
Klasifikasi Akun
Klasifikasi akun pada buku besar dibagi menjadi aset, liabilities dan ekuitas.
Ketiga akun tersebut selalu masuk dalam pencatatan di buku besar dan juga disebut dengan akun riil.
Berikut ini 3 klasifikasi akun beserta penjelasanya!
Aset
Aset merupakan seluruh kekayaan yang dimiliki sebuah perusahaan atau instansi.
Aset atau aktiva biasanya memiliki jumlah yang banyak dan diklasifikasikan lagi menjadi beberapa bagian, di antaranya adalah sebagai berikut:
Aset lancar
Aset lancar merupakan kekayaan perusahaan berupa uang atau biaya yang memiliki tempo waktu kurang dari 1 tahun dan dapat dicairkan menjadi uang.
Akun yang masuk dalam aset lancar adalah kas, piutang dagang, persediaan barang dagang, pendapatan yang harus ditagih, surat berharga, dan pembayaran uang di muka.
Aset tetap
Aset tetap atau aktiva tetap merupakan kekayaan yang dimiliki sebuah perusahaan dengan jangka waktu pakai selama lebih dari 1 tahun.
Aset tetap berupa barang yang berwujud dengan nilai yang diambil dari harga perolehan.
Aset tetap juga memiliki nilai penyusutan setiap tahunnya.
Hal yang termasuk dalam aset tetap adalah kendaraan, gedung, mesin dan tanah.
Aset jangka panjang
Bagian dari akun aset salah satunya adalah aset jangka panjang.
Aset ini berupa investasi jangka panjang dengan bentuk obligasi /saham berjangka 1 tahun/ lebih.
Investasi ini akan digunakan dengan cara memberikan aset kepada perusahaan lain.
Adapun fungsinya sebagai pengontrol mitra perusahaan dan perolehan keuntungan berupa dividen dan bunga tetap.
Aset tak berwujud
Yang termasuk ke dalam kategori akun aset adalah aset tak berwujud.
Aset tak berwujud memiliki masa manfaat 1 tahun lebih dan bukan berupa barang atau terlihat secara fisik.
Ada pun yang masuk dalam kategori aset tak berwujud adalah hak paten, trade mark, dan goodwill.
Liabilities
Setelah belajar mengenai aset atau aktiva, kamu juga harus paham bahwa bagian dari klasifikasi akun buku besar yang kedua adalah liabilities atau hutang.
Liabilities ini masih dibagi lagi menjadi 2 yakni:
Hutang jangka pendek
Hutang jangka pendek merupakan hutang yang harus dibayarkan kepada pihak lain baik perusahaan atau instansi dengan jangka waktu kurang dari 1 tahun.
Akun yang masuk dalam kategori hutang jangka pendek adalah hutang wesel, hutang dagang, biaya wajib yang harus dibayarkan, sewa dibayar di muka dan pembayaran iklan.
Hutang jangka panjang
Jenis hutang yang kedua adalah hutang jangka panjang.
Jika kamu seorang akuntan, kamu pasti paham dengan akun ini.
Hutang jangka panjang merupakan hutang yang harus dibayarkan kepada pihak lain dalam kurun waktu 1 tahun atau lebih.
Hutang jangka panjang meliputi kartu ekuitas, hutang obligasi, hutang hipotik dan kredit investasi.
Sebuah perusahaan pada umumnya pasti memiliki hutang jangka panjang karena biasa digunakan sebagai modal agar usahanya bisa berjalan lancar dan mampu bersaing dengan perusahaan lain.
Ekuitas
Klasifikasi akun buku besar yang ketiga adalah ekuitas atau modal.
Ekuitas ini merupakan hak milik dari pendiri perusahaan sebagai penanam modal.
Ekuitas berupa setoran sejumlah uang atau aset dari pemilik perusahaan dan sisa laba tertahan.
Fungsi General Ledger
Setelah kamu mengetahui akun apa saja yang masuk dalam buku besar, selanjutnya akan beralih pada fungsi buku besar atau general ledger.
Buku besar memiliki beberapa fungsi yang berbeda, di antaranya adalah:
- Sebagai alat untuk mencatat seluruh aktifitas akuntansi pada sebuah perusahaan. Jika kamu sebagai akuntannya, kamu harus memastikan bahwa transaksi yang dicatat sudah benar dan sesuai dengan klasifikasi akun.
- Menampilkan transaksi akuntansi sesuai dengan akun yang harus digunakan. Hal ini sebagai bahan untuk transparansi bagian keuangan dalam perusahaan.
- Sebagai penyeimbang nilai debit dan kredit dalam akun
- Sebagai dasar dalam pembuatan jurnal penyesuaian
- Memudahkan akuntan dalam membuat lapotan keuangan secara continue dan tepat waktu sesuai periode yang telah ditentukan
Tujuan General Ledger
Selain memiliki fungsi khusus dalam laporan keuangan sebuah perusahaan, buku besar juga memiliki tujuan.
Berikut ini beberapa fungsi buku besar yang harus kamu ketahui, agar penyusunan buku besar hingga menjadi sebuah laporan, bisa benar dan tepat:
- Memastikan keakuratan dan ketepatan waktu dalam pencatatan seluruh transaksi akuntansi
- Menampilkan transaksi akun sesuai dengan klasifikasinya
- Sebagai penyeimbang kredit dan debit dalam akun keuangan perusahaan
- Sebagai dasar dalam pembuatan jurnal penyesuaian
- Sebagai penyedia laporan keuangan yang continue dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan periode akuntansi.
Aktivitas General Ledger
Pada bagian akhir buku besar, seorang akuntan atau kamu yang akan menjadi akuntan harus memahami segala aktivitas yang ada pada buku besar.
Agar penjelasan mengenai aktivitas ini lebih rinci, mari simak ulasan berikut.
Update General Ledger
Aktivitas pertama yang harus kamu lakukan sebagai seorang akuntan adalah mengupdate buku besar.
Aktivitas update ini dilakukan dalam 2 sumber yakni accounting subsystem dan treasurer.
Pada sumber accounting subsystem akan diupdate pada setiap transaksi individual.
Akan tetapi dalam praktiknya, subsystem akuntansi bisa dilakukan dengan rangkuman jurnal dari semua transaki.
Pada sumber treasurer akan dihasilkan sebuah catatan jurnal individual dari transaksi tidak rutin, misalnya pembelian surat berharga, penjualan, dan penanaman modal.
Kedua sumber ini harus Kamu ketahui dan bedakan sehingga update buku bisa dilakukan dengan benar.
Post Adjusting Entries
Aktivitas selanjutnya yang harus kamu lakukan sebagai seorang akuntan adalah post adjusting entries.
Aktivitas ini didapatkan dari trial balance dengan 5 kategori yakni accruals, deferrals, revalutions, estimates, dan corrections.
Accruals berupa seluruh catatan hingga akhir periode akuntansi tetapi kas belum dibayar atau diterima.
Deferrals merupakan seluruh catatan berupa gambaran pertukaran pendapatan kas dimuka.
Revalution adalah kumpulan catatan berupa perbedaan nilai catatan buku besar dengan nilai sebenarnya.
Bagian estimates merupakan catatan gambaran penggunaan kas yang digunakan oleh perusahaan, dan bagian corrections sebagai catatan dalam perubahan prinsip akuntansi.
Prepare Financial Statements
Aktivitas ketiga yang harus dilakukan oleh seorang akuntan adalah prepare financial statements.
Kamu harus melakukan closing entries berupa jumlah penjualan dan biaya harus sama bernilai 0.
Setelah itu, kamu harus melakukan transfer net or loss invoce ke retained earnings.
Agar aktivitas ketiga ini berjalan sesuai prosedur, kamu harus menyiapkan laporan keuangan perusahaan dari income statement (diambil dari penjualan dan nilai biaya pada adjustes trial balance) dan balance sheet.
Laporan Manajerial
Aktivitas terkahir yang harus Kamu lakukan sebagai akuntan adalah laporan manajerial.
Laporan yang dibuat berupa laporan final yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Laporan manajerial diaplikasikan pada buku besar dan reporting system.
Informasi seputar general ledger atau buku besar di atas mulai dari pengertian, klasifikasi hingga aktivitas diharapkan dapat membantu kamu dalam memahami bidang akuntansi, khususnya bagian buku besar.
Apakah informasi di atas sudah cukup dapat dipahami?
Daftar Pustaka
Bangsawan. 2015. Ekonomi. Manajemen Pemasaran Usaha Kecil. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Sujarweni. 2015. Ekonomi. Statistik Untuk Bisnis dan Ekonomi. Yogyakarta : Pustaka Baru Press.
