Posisi staff administrasi di berbagai perusahaan bisa disertai job desk yang beragam.
Semua tergantung bagaimana kebijakan dari perusahaan itu sendiri.
Ini yang membuat gambaran tugas administrasi di setiap perusahaan bisa berbeda-beda.
Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Secara Umum
Walau berbeda-beda, secara umum tugas dari seorang staff administrasi ialah mengerjakan urusan pelayanan kantor seperti penyediaan sarana administrasi dengan tujuan membantu kelancaran kinerja sebuah perusahaan.
Oleh sebab itu, bila harus digambarkan, tanggung jawab karyawan di posisi ini bisa meluas, tetapi tetap pada satu bidang, misalnya administrasi keuangan.
Tugas serta tanggung jawab seorang staff administrasi bisa juga berupa fokus mengatur pendataan dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kantor seperti mendata penjualan produk.
Bisa dengan menginput data-data tersebut, menindak lanjuti proses pembelian, menjawab telepon yang masuk, dan masih sangat beragam lagi.
Tugas Administrasi Perkantoran
Pertama ialah job desk administrasi umum di perkantoran.
Tugas-tugas tersebut di antaranya:
1. Mengisi Data
Seorang staff di bagian administrasi kantor biasanya memiliki tugas utama berupa mengisi data yang berhubungan dengan data kantor. Rupa data ini bisa apa saja, tergantung pada kebutuhan perusahaan.
Data ini pun bisa berupa catatan kinerja kantor, kegiatan-kegiatan penting kantor, dan banyak lagi. Selain itu bisa berupa catatan tentang karyawan beserta kegiatan mereka.
2. Berhubungan dengan Telepon
Tugas lain ialah berhubungan dengan alat komunikasi yaitu telepon.
Pihak administrasi di sebuah kantor biasanya memiliki tugas dalam menjawab telepon-telepon yang masuk, ditunjukan pada bagian administrasi yang akan berhubungan dengan sistem kantor.
Telepon ini bisa dari partnet perusahaan, konsumen, atau mereka yang memiliki keperluan khusus dengan kantor tersebut.
3. Mengurus Berkas
Mengurus data penting berupa berkas menjadi tugas berikutnya.
Berkas di sini merupakan berkas-berkas kantor yang wajib disimpan baik, ataupun digandakan demi kepentingan kantor.
Berkas ini bisa berisikan urusan pribadi kantor, bisa juga berhubungan dengan data konsumen dan partner perusahaan.
4. Mengurus Agenda Kantor
Kemudian staff di bagian ini akan mendapat tugas untuk mengurus seputar agenda kantor.
Mulai dari agenda yang masih sebatas urusan internal, sampai yang ada urusannya dengan pihak lain.
Tugas Administrasi Toko
Masuk ke bidang lain yaitu administrasi toko.
Tugas-tugas staff dengan posisi administrasi dan bekerja di pertokoan umumnya berupa:
1. Mencatat Pembelian dan Penjualan
Karena toko biasanya berhubungan dengan kegiatan transaksi rutin setiap hari, bahkan setiap jam kerja berlangsung, maka pencatatan pembelian serta penjualan ini akan sangat penting, wajib dilakukan dengan teliti.
Nah, staff administrasi toko yang akan mengurus pencatatan data pembelian dan penjualan hari ke hari. Bisa secara manual, bisa melalui media seperti aplikasi input data pada komputer.
2. Mengurus Keuangan Toko
Kegiatan rutin transaksi jual beli di satu toko tidak lepas dari urusan keuangan. Maka tugasnya akan termasuk dengan mengurus keuangan toko.
Mendata pemasukan dan pengeluaran. Tidak hanya itu, tetapi juga membuat pembukuan kecil, maupun besar. Tergantung kebijakan toko, pembukuan di sini meliputi data transaksi, stock barang, data konsumen, dan lain-lain.
3. Mengecek Persediaan Barang
Jika masalah pembukuan dipegang oleh seorang staff administrasi, maka pengecekan persediaan barang jual milik toko pun akan menjadi tugas lainnya.
Wajib sekali menghitung rutin persediaan produk barang jual toko setiap waktu dengan menyesuaikan data yang telah ada untuk meminimalisir kerugian.
4. Berhubungan dengan Konsumen
Tugas berikutnya adalah yang berhubungan dengan konsumen seperti membantu transaksi konsumen, menghadapi pesanan konsumen, dan sejenisnya.
Tugas Administrasi Gudang
Di posisi administrasi gudang, tugas-tugas yang biasa diberikan di antaranya:
1. Mencatat Data Pemesanan
Bekerja sebagai staff gudang biasanya berhubungan dengan stock barang yang ada di gudang. Kegiatan seputar stock barang ini beragam. Seperti pendataan yang berupa data pemesanan.
Dalam skala kecil, atau juga skala besar. Data pemesanan ini akan sangat berpengaruh dengan perhitungan barang-barang di gudang.
2. Berhubungan dengan Pemasok Barang
Selanjutnya staff bagian gudang akan berhubungan dengan pihak pemasok barang. Tentunya barang-barang di gudang tidak lepas dari peran pemasok yang rutin mengirim barang.
Sehingga pekerja staff di gudang akan menjadi partner para pemasok barang. Hubungan yang terjalin baik pun akan semakin memperlancar bisnis antar perusahaan dengan pihak pemasok tersebut.
3. Mengecek Stock Barang di Gudang
Tugas administrasi di bagian satu ini juga memiliki tanggung jawab utama dalam pengecekan stock barang. Semua harus sesuai dengan data yang ada dan segala kondisi harus dicatat dengan teliti.
Tugas Administrasi Keuangan
Posisi yang selalu ada di semua perusahaan ialah administrasi keuangan.
Tugas seorang yang bekerja menjadi staf keuangan kantor yaitu:
1. Membuat Perencanaan Keuangan
Tugas pertama ialah membuat perencanaan keuangan yang akan berpengaruh terhadap kondisi perusahaan ke depan.
Tujuannya bisa berbagai macam, misalnya menjadi solusi atas masalah yang baru dialami perusahaan. Atau sekadar memperbaiki sistem keuangan perusahaan agar lebih rapi.
2. Mengelola Kas
Kedua, tugas mengelola kas. Kas ini bisa berupa kas kecil, maupun kas besar. Pengelolaan kas harus sangat teliti karena biasanya paling sering mengalami penambahan dan pengurangan.
3. Mengurus Berbagai Surat Berharga
Bagian administrasi di keuangan wajib mengurus berbagai surat berharga. Termasuk surat-surat yang melibatkan pihak lain seperti surat yang dikeluarkan bank.
Biasanya surat-surat berharga yang diurus oleh bagian keuangan ini seputar pergerakan keuangan perusahaan.
4. Menyusun Peraturan dan Kebijakan yang Berhubungan dengan Keuangan
Berikutnya ialah menyusun peraturan serta kebijakan di kantor yang mana berkaitan dengan keuangan perusahaan. Karena bagian keuangan yang lebih paham kondisi ‘kesehatan’ perusahaan.
Tugas Administrasi Bank
Lanjut ke posisi menjadi staff administrasi di sebuah bank.
Dari segi tugas dan tanggung jawab, lebih banyak dan meluas lagi. Seperti:
1. Pelayanan Administrasi Kantor
Memberi pelayanan seputar administrasi kantor baik di satu lingkungan, antar divisi, dengan pihak luar, maupun dengan konsumen atau nasabah bank.
Jenis pelayanan sangat beragam.
2. Mengelola Kas Kecil dan Besar
Sama seperti administrasi di bagian keuangan sebuah perusahaan, staff administrasi di bank juga biasanya bertugas mengelola kas kecil dan kas besar.
Pastinya dari segi beban kerja, pengelolaan kas antar perusahaan berbeda. Begitu pun dengan bank.
3. Mengelola Sistem Data
Tugas ketiga yaitu mengelola sistem data yang dimiliki bank. Sistem data ini seperti data-data para nasabah termasuk data transaksi, juga status aktif nasabah.
Bisa juga mengurus permasalahan yang terjadi pada catatan data nasabah tertentu.
4. Rekap dan Input Data
Kemudian bertugas juga untuk melakukan rekap dan input atau memasukan data-data yang baru didapatkan.
Demi kepentingan perusahaan dan para nasabah.
5. Membuat Laporan Keuangan
Tugas lainnya ialah membuat laporan keuangan yang sangat umum menjadi tugas seorang staff administrasi di perusahaan, kantor, atau toko.
Laporan keuangan ini akan sangat mempengaruhi kinerja perusahaan ke depannya dan bisa menjadi informasi atas masalah yang terjadi akibat human error.
6. Membantu Bagian Audit
Sebab seorang staff yang memegang kendali data-data kantor khususnya keuangan, maka staff administrasi bank akan memiliki tugas tambahan dalam membantu bagian audit dalam pengumpulan dan pemeriksaan data kantor.
Tugas Admin Sosial Media
Dalam bidang sosial media, terdapat juga posisi admin yang mana dari segi job desk lebih fokus mengurus media sosial dengan mengandalkan jaringan internet.
Beberapa tugasnya sebagai berikut:
1. Memegang Akun Sosial Media Perusahaan
Tugas utama ialah memegang akun-akun sosial media yang dimiliki perusahaan sebagai media informasi dua arah yang praktis.
Penggunaan sosial media pun begitu tinggi angkanya dan hampir semua perusahaan miliknya. Untuk mengurus berbagai macam akun, dibutuhkan staff khusus.
2. Menjawab Pertanyaan dan Keluhan
Memegang sosial media milik perusahaan ini berarti termasuk bertugas menjawab pertanyaan atau pun keluhan yang datang dari para konsumen, atau pun pengikut akun tersebut.
Biasanya sosial media pada sebuah kantor menjadi wadah tanya jawab antara perusahaan dengan masyarakat sebagai calon konsumen.
3. Sharing Content Menarik untuk Meningkatkan Daya Tarik Publik
Tugas lainnya ialah berbagi content yang dirasa ada hubungannya dengan produk perusahaan sehingga mampu menarik perhatian dan daya tarik masyarakat.
Content di sini tergantung pada produk yang ditawarkan atau sekadar membuka content tanya jawab untuk lebih dekat dengan masyarakat luas.
4. Mengamati Pergerakan dan Hal-Hal Baru
Selanjutnya adalah mengamati bagaimana pergerakan di sosial media dan apa saja hal-hal baru yang bermunculan.
Ini akan sangat mempengaruhi perkembangan perusahaan.
Tugas Admin Produksi
Masuk ke area produksi, staff admin yang berada di bagian produksi memiliki tugas berbeda lagi, di antaranya:
1. Pendataan
Umumnya seorang admin produksi memiliki tugas pendataan yang pastinya berhubungan dengan kegiatan produksi.
Mulai dari hal kecil, sampai besar. Pendataan ini akan menjadi patokan gambaran seperti apa kinerja bagian produksi di sebuah perusahaan.
2. Mengontrol Proses Produksi
Tidak hanya pendataan, staff yang bekerja di posisi administrasi produksi pun bertugas mengontrol proses produksi. Apakah sesuai seperti yang seharusnya.
Atau apakah ada kendala-kendala yang nantinya bisa dievaluasi untuk diubah menjadi lebih baik.
3. Menyusun Jadwal Pekerja
Tugas lainnya adalah menyusun jadwal para pekerja. Dalam proses produksi, akan melibatkan banyak pekerja yang memegang tugas masing-masing.
Biasanya proses produksi ini juga bisa berjalan hampir 24 jam. Oleh karena itu dibutuhkan staff untuk mengatur jadwal pekerja.
4. Menghitung Bahan Produksi dan Sampah Produksi
Keempat yaitu menghitung bahan-bahan yang digunakan selama produksi.
Selain itu pun bertugas menghitung sampah produksi. Mengapa kedua hal ini harus dihitung?
Agar semuanya terancang rapi dan sesuai dengan kebijakan, sistem, serta cara kerja yang telah ditentukan perusahaan.
5. Menerima Permintaan atau Pesanan
Lalu tugas administrasi staff produksi biasanya berhubungan dengan kegiatan penerimaan pesanan dari pihak konsumen yang mana akan mempengaruhi proses produksi.
Staff bagian ini harus tahu berapa banyak pesanan yang datang dan apa saja permintaan yang diajukan oleh konsumen.
6. Stock Opname dan Membuat Laporan Bulanan
Berikutnya adalah mengecek produk secara fisik yang mana disesuaikan dengan data yang telah ada atau biasa disebut stock opname.
Lanjut membuat lapiran bulanan yang disetorkan pada pihak perusahaan.
Tugas Admin HRD
Bidang administrasi yang pasti selalu ada di sebuah perusahaan ialah admin HRD, singkatan dari Human Resource Departement.
Apa saja tugas dan tanggung jawabnya? Di antaranya:
1. Mengurus Rekruitmen Karyawan
Kalau kamu ada wawancara dengan satu perusahaan, kamu akan dihadapkan dengan staff HRD. Hal ini karena tugas dari staff HRD memang berurusan dengan rekruitmen karyawan.
HRD lah yang nantinya akan menentukan mana saja pelamar yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan.
2. Pendataan Karyawan
Oleh sebab itu, pendataan karyawan pun menjadi tugas seorang HRD. HRD wajib tahu siapa saja karyawan yang bekerja di perusahaan dan apa saja tugasnya.
3. Mendistribusi Tugas Para Karyawan
Berhubungan dengan tugas di atas, admin di bagian ini pun memiliki tanggung jawab dalam pendistribusian tugas para karyawan.
4. Evaluasi Kinerja Karyawan
Tugas utama keempat adalah siap melakukan evaluasi kinerja karyawan secara rutin. Khususnya bila ada hal ganjil atau masalah akibat kesalahan kinerja karyawan tertentu.
Tugas Admin Proyek
Bidang pengerjaan sebuah proyek pun harus dibimbing oleh staff admin dengan tugas:
1. Pendataan Kepegawaian
Admin proyek pun harus tahu siapa pegawai-pegawai yang bekerja. Beserta tugas atau job desk masing-masing pegawai.
2. Mengontrol Pelaksanaan Proyek
Berikutnya ialah bertugas mengontrol jalannya atau mengontrol pelaksanaan pengerjaan proyek dari awal sampai akhir.
Apakah semua berjalan sesuai rencana dan rancangan.
3. Mengurus Asuransi Bagi Tenaga Kerja
Staff administrasi suatu proyek pun biasanya memiliki tugas dalam mengurus asuransi bagi para tenaga kerja yang bekerja di proyek tersebut.
4. Mengatur Pembayaran Gaji dan Upah
Tugas lainnya yaitu mengatur pembayaran gaji dan upah bagi pekerja.
Pada dasarnya tugas administrasi di setiap bidang dan perusahaan akan dipengaruhi oleh bagaimana cara kerja perusahaan.
Serta di bidang apa perusahaan tersebut berjalan.
Terkadang ada perusahaan yang menuntun staff administrasinya untuk memiliki keahlian khusus.
Daftar Pustaka
Baye, Michael. 2015. Ekonomi. Ekonomi Manajerial dan Strategi Bisnis. Jakarta : Salemba Empat.
Mangkoesoebroto, Guritno. 2016. Ekonomi. Ekonomi Publik Edisi 3. Yogyakarta : BPFE.
