Sekarang sudah banyak perusahaan yang meminta pelamar kerja mengirim dokumen lamaran melalui email. Hal tersebut tentu dilakukan agar proses perekrutan menjadi lebih efektif dan efisien.
Tapi sayangnya, masih banyak orang tidak tahu bahkan asal-asalan dalam mengirim email lamaran kerja. Untuk itu, ada baiknya kamu tau bagaimaan cara mengirim email lamaran kerja yang baik.
Isi Subject Email
Saat mengirimkan lamaran kerja melalui email maka hal pertama yang harus diperhatikan adalah penggunaan subject email. Pengisian subject adalah salah satu mengirim email yang sangat penting untuk dilakukan.
Subject email yang sesuai akan membantu tim perekrut untuk menentukan apakah posisi yang Kamu lamar sedang dibutuhkan oleh perusahaan atau tidak. Email menjadi mudah disaring, karena kemungkinan tidak semua email berisi lamaran kerja.
Hal yang tidak diinginkan apabila tidak mengisi subject email adalah email akan masuk ke dalam folder trash. Oleh karena itu, jangan sampai hal sederhana namun penting seperti pengisian subject bisa terlewat.
1. Tulis subject dengan ringkas, padat, jelas
Subject email merupakan judul dari email yang akan Kamu kirim. Oleh karena itu, tulis subject email dengan ringkas, padat, dan jelas.
Contohnya, ketika Kamu ingin mengirimkan proposal mengenai penyewaan kamera, maka subject email yang bisa dibuat yaitu “Proposal Penyewaan Kamera”.
2. Isi subject mewakili isi email
Penggunaan subject juga harus sesuai dengan email yang akan dikirimkan. Jangan sampai antara subject dan isi email tidak memiliki keterikatan yang membuatnya menjadi tidak pas dan sesuai.
3. Hindari menggunakan huruf kapital
Penulisan subject email juga perlu disesuaikan dengan kaidah penulisan dan jangan gunakan huruf kapital. Pemakaian huruf kapital bisa dilakukan pada penulisan huruf awal di setiap kata.
Gunakan Alamat Email yang Wajar
Salah satu hal yang masih belum disadari oleh beberapa pelamar adalah penggunaan nama dan alamat email. Alamat email yang wajar dan profesional biasanya merupakan nama diri sendiri.
Sehingga, pihak rekruter bisa mengenali kandidat bahkan melalui penggunaan alamat email.
Beberapa orang masih menggunakan alamat email yang terlihat tidak sesuai. Hal tersebut bisa menunjukkan bahwa Kamu adalah seseorang yang kurang profesional dan tidak mengetahui mengenai pentingnya formalitas.
Ada baiknya gunakan alamat email sesuai dengan nama Kamu, dan jika bisa hindari penggunaan angka pada alamat email Kamu.
Sebutkan Pihak yang Dituju
Saat Kamu mengirimkan email lamaran kerja, Kamu juga harus mengetahui pihak yang akan dituju atau penerima email lamaran kerja tersebut.
Jika Kamu mengetahui siapa penerima email, Kamu akan menjadi lebih mudah dalam membuat kalimat pembuka dalam email resmi.
Secara umum terdapat dua jenis penerima email, yaitu penerima email yang sudah dikenal dan penerima email yang tidak dikenal.
Jika Kamu mengirimkan email pada penerima email yang sudah dikenal, Kamu bisa menyebutkan nama penerima secara langsung dalam kalimat pembuka.
Namun, jika penerima email tidak dikenal Kamu bisa menggunakan kata sapaan.
Contoh sapaan yang bisa digunakan adalah Kamu atau Bapak/Ibu.
Sama seperti penulisan surat biasa, Kamu juga harus menggunakan salam pembuka ketika menulis email resmi.
Salam pembuka yang biasa ditulis dalam email resmi bahasa Indonesia, yaitu Assalamualaikum, Yang terhormat, Dengan hormat, dan sebagainya.
Hindari penggunaan salam pembuka yang tidak formal dan tidak sesuai, seperti Halo atau Hai.
Perkenalkan Diri
Setelah Kamu mengisi bagian subject email, Kamu juga harus menuliskan isi email pada body email.
Isi email lamaran kerja biasanya dikenal sebagai cover letter. Cover letter merupakan media yang dapat Kamu gunakan agar bisa dipertimbangakan oleh pihak rekrutmen.
Masih banyak pelamar kerja yang membuat cover letter dalam bentuk attachment, sehingga body email dibiarkan kosong. Padahal body email harus dimanfaatkan sebaik mungkin untuk cover letter.
Ketika mengisi body email, Kamu harus memperkenalkan diri terlebih dahulu. Karena, perekrut tidak akan mengetahui siapa yang mengirim email.
Perkenalkan diri sebaik mungkin, misalnya saat melamar kerja Kamu bisa mengenalkan nama lengkap, asal universitas, dan posisi yang akan Kamu lamar.
Rekruter bisa melakukan sortir email berdasarkan perkenalan diri yang terdapat dalam email. Biasanya, rekruter akan memilih kandidat yang sekiranya cocok dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Sampaikan Pesan Dengan Jelas
Berbeda dengan media sosial, Kamu tidak akan dibatasi dalam penulisan pesan ketika menulis email. Sampaikan pesan yang ingin Kamu katakan dengan baik dan sopan.
Namun, jangan sampai Kamu menulis pesan terlalu panjang dan berlebihan yang memberikan kesan tidak terlalu penting.
Gunakan Pointers / Listing
Dalam penulisan email, Kamu juga bisa memanfaatkan penggunaan pointer agar lebih efektif.
Apabila ada beberapa hal yang ingin Kamu tanyakan atau butuhkan maka gunakanlah pointers. Penggunaan pointers akan membuat isi email menjadi lebih padat dan jelas.
Tidak semua hal harus dijelaskan dalam bentuk paragraf yang panjang. Oleh karena itu, jika dibutuhkan maka lebih baik menggunakan pointers.
Gunakan bahasa yang baik dan benar/Hindari menyingkat pesan
Email lamaran kerja biasanya ditujukan kepada seorang profesional, sehingga Kamu harus menggunakan bahasa yang baik dan benar.
Jangan sampai kebiasaan dalam penulisan pesan singkat membuat Kamu menulis email dengan bahasa yang casual dengan singkatan-singkatan.
Gunakan bahasa baku yang sesuai dengan kaidah bahasa. Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa tidak baku agar tidak terlihat sebagai seseorang yang tidak profesional.
Kamu bisa mencari beberapa contoh email lamaran kerja agar bisa melihat cara penulisan yang baik dan benar.
Hindari typo
Saat Kamu menulis email, Kamu harus mengeceknya beberapa kali sebelum mengirimkan email tersebut. Sebisa mungkin Kamu harus meminimalisir kesalah penulisan, seperti adanya typo.
Typo yang berlebihan akan memberikan kesan bahwa Kamu cukup ceroboh dan tidak teliti.
Ketika Kamu sudah selesai menulis email, Kamu bisa membaca ulang email tersebut untuk memastikan bahwa bahasa yang Kamu gunakan tepat tanpa ada typo dalam penulisan email.
Penggunaan font pada email juga perlu diperhatikan, gunakanlah font standar seperti Arial atau Times New Roman. Selain itu, ukuran font juga harus disesuaikan seperti Kamu menulis dokumen penting lainnya, Kamu bisa menggunakan ukuran font kisaran 12-15.
Gunakan Tanda Baca Seperlunya
Penggunaan tanda baca adalah hal dasar dalam penulisan surat atau email. Kamu harus bisa menggunakan tanda baca secara tepat dan sesuai sesuai dengan isi email yang akan Kamu tulis. Jangan sampai Kamu menggunakan tanda baca yang berlebihan.
Misalnya, penggunaan tanda “??” saat Kamu ingin bertanya atau penggunaan “!!” ketika Kamu ingin memberikan penekanan.
Penulisan tanda tanya yang berlebihan tidak sesuai dengan kaidah dan akan membuat Kamu sebagai seseorang yang tidak profesional.
Lampiran
Setelah menulis salam penutup dan signature di akhir email, Kamu biasanya akan mencantumkan beberapa lampiran. Lampiran atau attachment yang biasanya diminta oleh perusahaan, yaitu CV, motivation letter, dan dokumen lainnya.
1. Pemberian nama lampiran
Saat Kamu mengirimkan lampiran, Kamu harus selalu memastikan penggunaan nama dokumen tersebut. Gunakan nama dokumen yang jelas dan menjelaskan isi dari lampiran tersebut. Jangan sampai Kamu menggunakan nama dokumen yang tidak jelas kepada pihak HRD.
2. Keterangan menyertakan lampiran
Selain itu, Kamu juga harus menyertakan keterangan bahwa Kamu mengirimkan lampiran dalam email tersebut. Contoh keterangan yang dapat digunakan adalah “Saya juga melampirkan file CV dan berkas pendukung pada email ini.”
Pastikan Penerima Email Benar
Hal yang harus Kamu pastikan lagi adalah penerima email lamaran kerja yang akan Kamu kirim. Pada email terdapat beberapa tujuan pengiriman, yaitu To, Cc, dan Bcc. To adalah alamat email yang akan Kamu tuju.
Sementara itu, Cc yaitu carbon copy. Apabila ada orang yang dimasukkan ke dalam Cc, orang tersebut akan menerima email yang Kamu kirim, walaupun bukan orang tersebut yang dituju.
Contohnya, saat Kamu akan mengirim email kepada pelanggan, maka Kamu bisa mencantumkan atasan Kamu sebagai Cc. Bcc adalah singkatan dari blind carbon copy. Hanya pengirim dan orang yang dicantumkan dalam Bcc yang bisa mengetahui bahwa Kamu mengirimkan email tersebut.
Selalu pastikan bahwa alamat email yang Kamu tulis sudah sesuai, sehingga lamaran kerja bisa diterima oleh pihak perekrut. Terdapat beberapa kejadian kesalahan penulisan alamat email yang akan membuat email tidak terkirim pada orang yang seharusnya.
Beri waktu pihak penerima untuk membalas email
Ketika Kamu mengirim email, mungkin Kamu mengharapkan balasan yang cepat. Namun, tidak semua akan langsung membuka setiap email yang masuk. Jangan merasa tidak sabar dan terlalu mendesak pihak penerima.
Apabila penerima pesan bisa membalas email dalam waktu 24 sampai 48 jam maka masih bisa dikatakan sebagai hal yang wajar. Namun, apabila lebih dari waktu tersebut, Kamu bisa menanyakannya secara sopan.
1. Mudah terbaca dan tidak penuh
Saat Kamu berbalas-balasan email, Kamu harus bisa memastikan bahwa body email yang akan dikirim tidak tercampur dengan teks yang lama. Hal tersebut akan membuat balasan email menjadi tidak terbaca, karena pesan yang terlalu penuh.
2. Ubah subjek jika perlu
Apabila saat proses berbalas email topik yang dibicarakan sudah berganti, maka Kamu juga bisa mengganti subjek bahkan jika diperlukan membuat email baru.
Cek Kembali Ketika Mengirim Email
Isi email yang Kamu kirim akan menggambarkan bagaimana diri Kamu. Oleh karena itu, sebelum merasa yakin dalam mengirimkan email Kamu harus melakukan cek ulang untuk setiap bagian. Jangan sampai Kamu bagian penting yang terlewat.
Meralat Email
Walaupun awalnya Kamu sudah merasa yakin dengan email yang Kamu kirim, bisa saja Kamu melakukan kesalahan yang terlambat disadari. Apabila hal tersebut sudah terlanjur terjadi, Kamu tidak bisa diam saja.
Kamu bisa meralat email tersebut, misalnya email tidak memiliki subject, terdapat lampiran yang tidak dicantumkan, dan sebagainya.
Hal yang perlu Kamu lakukan adalah mengirim email ralat dan meminta maaf dan mengatakan bahwa terdapat ralat dalam email yang sudah dikirim sebelumnya.
Perhatikan Waktu Mengirim Email
Terakhir, Kamu harus memperhatikan waktu ketika mengirim email. Jangan sampai Kamu mengirimkan email di waktu yang kurang pantas, misalnya saat tengah malam.
Jangan terlalu berharap untuk memperoleh balasan dari email yang Kamu kirim, bisa saja Kamu masuk ke dalam daftar blacklist.
Walaupun terlihat tidak penting, namun sebenarnya waktu pengiriman email adalah etika yang harus Kamu jaga. Kamu bisa mengirimkan email pada waktu jam kerja berlangsung, seperti pukul 09.00 sampai 15.00.
Apabila sudah lewat dari waktu tersebut lebih baik Kamu mengirimkan email pada keesokan hari. Di luar waktu kerja, pihak HRD akan beristirahat dan tidak membuka email.
Walaupun pengiriman lamaran kerja dilakukan melalui email, bukan berarti Kamu bisa melewatkan beberapa hal yang penting.
Terdapat beberapa etika mengirim email lamaran kerja yang harus Kamu lakukan untuk memperbesar peluang email lamaran terbaca oleh pihak HRD.